Отправка простых писем

Подготовка почтовой рассылки простых писем по РФ

Для того, чтобы начать подготовку почтовых отправлений по России необходимо четко определиться в следующих вопросах:

Тираж рассылки

Какое количество писем планируется отправить? Будет это одноразовая отправка простых писем по почте или регулярная? От этого зависит как стоимость, так и технология подготовки писем. Например, в некоторых случаях когда заказ часто повторяется, чтобы максимально автоматизировать процессы наши ИТ-специалисты готовят специальное программное обеспечение.

Содержание письма (вложение в конверт)

Что отправляем? В ситуации с простой корреспонденцией вариант один - почтовое вложение в конверт может быть только бумажным носителем. Иными словами, вложением в простое письмо (впрочем, как и в заказное) может быть только информация напечатанная на бумаге. Как правило, это от одного до пяти листов бумаги плотностью 80гр/м2 формата А4 (обычный офисный).

Подробнее о том, что и как можно на бумаге напечатать, вы можете узнать в нашем разделе "Печать".

Почтовый конверт

Какой конверт для почты вы планируете использовать? Стандартные размеры:

  • С65 (114мм*229мм) — в конверт укладываются листы А4 в два фальца (сгиба)
  • С5 (162мм*229мм) — листы А4 в один фальц
  • С4 (324мм*229мм) — листы А4 без фальца

Если предполагается нанести на конверт логотип или другое изображение, то необходимо подготовить его файл-макет. Подробнее об этом в разделе "Печать". Если у вас такого файла нет, то мы поможем вам его сделать за дополнительную плату. Для того, чтобы напечатать на конверте только адрес отправителя (без изображения) никакого макета скорее всего не понадобится.

Формат передачи информации

Если задача - упаковать напечатанные вами материалы, то необходимо заранее согласовать с нашим специалистом, на какой бумаге и какого формата будут ваши вложения. Это имеет значение для того, чтобы можно было заранее определить, не возникнет ли сложностей при автоматической упаковке писем? Возможно, некоторые операции необходимо будет выполнить вручную.

Если письма будет печатать наше производство, то мы их примем в любом формате, который поддерживается Microsoft Windows. Это может быть База Данных (практически любая), файлы содержащие в себе набор писем, набор файлов с отдельным письмом в каждом и т.д.

Отправка готовых почтовых отправлений по РФ

Довольно редко, но встречается в нашей практике, что заказчику нужно лишь помочь отправить готовый тираж писем. Как правило, это тот случай, когда в силу каких-то внутренних процессов, компания не обратилась за помощью к почтовому агентству, а решила сама, своими силами подготовить почтовые отправлений. Обычно в таких случаях речь идет о небольших объемах рассылки — до 10 000 писем.

«ФорПост» предлагает воспользоваться нашим транспортом для доставки вашей корреспонденции и своим опытом в работе с ФГУП «Почта России».

За совершенно символическую плату мы доставим вашу корреспонденцию на специализированное почтовое отделение, получим всю полагающуюся отчетность о ее принятии и передадим вам! Никаких сложностей, переговоров в почтовыми отделениями, простоя в очередях. Количество принимаемой к такой рассылке корреспонденции — от 1000 шт.

Отчетность об отправке

Почтовое агентство «ФорПост» предлагает своим заказчикам полный комплект документов, подтверждающих качество и сроки исполнения своих обязательств по выполнению услуг почтовой отправки.

В накладной обязательно указывается дата приема почтовых отправлений, их количество, вес единицы отправления, вид корреспонденции (напр. письма простые по РФ), наименование и печать организации, передающей на почту данные письма и т.д.

«ФорПост» работает по прямым договорам с ФГУП «Почта России» уже более 10 лет.