Статьи

Отправка документов почтой или почему еще живет директ мэйл?


       Нет таких документов, которые расширяют возможности человека, но после утери важных бумаг чувствуешь себя ограниченным человеком, без прав и вольностей…

Просто отправить документы легко, а вот отправить их надежно – задача не из легких. Тем не менее, документооборот между компаниями, отделами, сотрудниками должен осуществляться. Компьютеры и факсы не решили проблему обмена документации, так как во многих структурах требуется только оригинал, с печатью или апостилем. В таких случаях лучше воспользоваться отправкой документов по почте – как в древние времена, послать гонца на коне с добрыми вестями в далекий филиал компании.

Преимущества отправки документов почтой

Чтобы не пришлось предъявлять в налоговой «усы, лапы и хвост», вместо необходимых документов, лучше не пользоваться рейсовыми маршрутками, частными извозчиками и другими «чудесами» современного мира. Иногда стоит отдать предпочтение чему-то банальному, например экспресс-доставке «Почты России». Что это дает компании? Рассмотрим подробнее:

  • Конверт или посылка отправляется официально, у вас есть «корешок», свидетельствующий о передачи важного документа и терять посылку не в интересах почты;
  • Страховка. Во сколько вы оцениваете паспорт или годовой отчет? Любой документ можно застраховать на определенную сумму, даже если она в 5-10 раз превышает стоимость восстановления «бумажки». Теперь в ваших интересах будет, если с ней что-то случится;
  • Адресат не скроется от «Почты России». Она умудряется вручить даже повестки призывникам, поэтому можно смело доверять курьерам, которые передадут важные документы нужному человеку в руки;
  • Отправка документов «Почтой России» проходит в строгой конфиденциальности. Конверты никогда не вскрывают, вся информация находится в строжайшей секретности;
  • «Дешево и сердито». Всего за 25-30 рублей (при отправке, например, заказным письмом по России) ваш документ совершит путешествие в далекие края. Нанимать частную курьерскую службу будет в десятки раз дороже и небезопасно.

Рассылка документов, особенно в больших объемах, занимает много времени у каждой компании, для решения этой задачи иногда приходится нанимать бухгалтера или даже несколько человек. Поскольку все они хотят есть, месячные затраты будут куда больше, чем 10-20 тысяч рублей.

Почтовый агент или бухгалтер - что выгоднее?

Вам будет выгоднее воспользоваться услугами почтового агентства, подрядчика, который будет заниматься приемом и сдачей «макулатуры» и предоставлять подробные отчеты. Наша компания предоставит вам такую помощь и выполнит профессиональную отправку и прием документации:

  • быстрые сроки выполнения работ – большой штат сотрудников и современное оборудование;
  • исполнительность и ответственность, работаем по договору и только на условиях клиента;
  • профессионализм и солидный опыт сотрудничества с большими компаниями;
  • конкурентоспособные цены, скидки для постоянных и оптовых клиентов.

Ваш документооборот будет работать как часы (швейцарские, а не китайские Rollex), вы  будете уделять внимание решению стратегически важных задач компании, а не бумажной волоките.